Descripción de la Estructura Organizacional
1. Junta de Representantes:
La junta de Representas es el comité que direcciona a la Organización Estudiantil de la Universidad Tecnológica de Bolívar.
Está integrado por los siguientes miembros:
Miembros Permanentes:
Está integrado por los siguientes miembros con derecho a voz y voto:
a) Director Estudiantil de la organización. (Representante Estudiantil ante el Consejo Superior)
b) Director(a) de Bienestar Universitario.
c) Un (1) miembro de cada una de las coordinaciones y departamentos de la Organización Estudiantil
e) Secretario(a) General de la Organización (actúa con voz pero sin voto)
Miembros Ocasionales: (actúan con voz pero sin voto)
Cualquier funcionario, docente y/o estudiante, que se encuentre vinculado activamente a la Universidad Tecnológica de Bolívar y que se requiera de su intervención.
Funciones:
a) Dirigir la Organización Estudiantil.
b) Estudiar y decidir sobre las distintas iniciativas que presenten los departamentos y coordinaciones.
c) Elegir al Secretario General de la Organización
2. COORDINACIONES
En la estructura de la Organización Estudiantil existirán dos coordinaciones que prestaran los servicios de información y asesoría a cada uno de los departamentos de la organización y sus respectivos grupos y actividades. Estas coordinaciones son:
- 2.1 Coordinación de Administración y consecución de recursos.
- 2.2 Coordinación de Promoción, mercadeo y comunicaciones.
Cada grupo estudiantil que tenga una propuesta de una actividad deberá acudir inicialmente al coordinador de administración y consecución de recursos. Posteriormente y luego de su aprobación en esta coordinación (administración y consecución de recursos), podrá solicitar los servicios de la coordinación de promoción, mercadeo y comunicaciones.
A continuación se especifica las funciones y el proceso de cada coordinación:
- 2.1 Administración y consecución de recursos:
La procuración de fondos debe ser entendida como el medio por el cual se gestiona los elementos necesarios para la realización de actividades. La consecución de recursos no se limita solo al aspecto financiero, es mucho más amplio al ir encaminado a la búsqueda de todo tipo de recurso necesario (físico, humano, etc.)
Los principios regulares de la labor del FUNDRAISING dentro de la Organización Estudiantil es, primeramente, el de ser Auto gestionados por cada iniciativa de grupos o departamentos pertenecientes a la Organización, y en segunda medida, el de su transparencia.
De manera que por cada iniciativa o proyecto que los estudiantes de manera voluntaria y autónoma realicen, el FUNDRAISING deberá ser ejecutado por ellos mismos, bajo la cobertura de guía y supervisión del encargado de la procuración de fondos (FUNDRAISING) de la Organización Estudiantil, el cual deberá velar que los recursos sean encaminados a la razón de su gestión mediante procesos formales de gestión de la procuración de fondos.
En el esquema anterior de procuración de fondos los procesos están interaccionados ente sí como un sistema holístico.
La presentación de actividades o proyectos se refiere a la presentación de las iniciativas de los grupos de estudiantes[1] donde exponga los intereses que los llevan a la realización de la actividad, su justificación y objetivos en formato de carta de presentación. Los grupos propenderán a ser incluyentes, flexibles y que recojan intereses comunes.
El FUNDRAISING asistirá en ayuda y asesoría a los estudiantes dándole información provechosa sobre posibles fuentes internas y externas de recursos.
Ante la aprobación de la actividad se presentara ante la Organización estudiantil el cronograma de actividades a realizar y el presupuesto requerido, iniciando la gestión de consecución de recursos encaminados al éxito de la actividad correspondiente.
[1] Habíamos quedado en la reunión que la realización de actividades deben ser presentadas por grupos de estudiantes de mínimo 5 interesados
- 2.2 Promoción, mercadeo y comunicaciones
La promoción, el mercadeo y las comunicaciones son vitales para el funcionamiento de cualquier organización, tanto en la parte interna como externa.
La coordinación de Promoción, mercadeo y comunicaciones junto con la de administración de recursos prestan servicio, información y asesoría a cada uno de los departamento de la organización y sus respectivos grupos y actividades.
En efecto, el coordinador de esta área recibirá la propuesta de actividades de cada uno de los grupos, luego de ser aprobada por la coordinación de consecución de recursos, y posteriormente guiará al grupo en este proceso. Esta área además maneja dos importantes actividades:
Promoción y Mercadeo:
El acompañamiento, la guía y el asesoramiento en esta área contemplan:
- Preparación y organización estratégica del evento y/o actividad.
- Promoción masiva y virtual.
- Preparación y logística del evento y/o actividad.
Comunicaciones:
La actividad de comunicaciones, además de ser complementaria al proceso de promoción y mercadeo, en las etapas pre y post evento, también tiene una función importante y es gestionar el proceso de comunicación de toda las actividades de la Organización Estudiantil con ayuda de cada coordinador o líder. Entre las funciones están:
- Gestionar el proceso de comunicaciones internas y externas de la organización.
- Actualizar los medios de comunicación de la organización (Redes sociales, Blogs etc.) y propagar información de las actividades realizadas por estos medios.
3. DEPARTAMENTOS
Los departamentos en la estructura de la Organización Estudiantil de la UTB, son las unidades que se encargan de apoyar y orientar la creación de los grupos estudiantiles, de acuerdo al tema de interés. Los departamentos son:
- 3.1 Actividades interdisciplinares de recreación.
- 3.2 Actividades académicas.
- 3.3 Actividades sociales.
- 3.4 Redes interinstitucionales.
A continuación se encuentran descritas las funciones de cada departamento:
- 3.1 Actividades Interdisciplinares de recreación
Este departamento busca fomentar la participación e integración de los estudiantes en actividades interdisciplinares que complementen y hagan más placentera su vida universitaria. Estas actividades serán deportivas (campeonatos de microfútbol, kickball, etc) o culturales (conciertos, clubes, etc.) De esta forma incentivando al desarrollo integral de los estudiantes y a la unión de todos ellos.
- 3.2 Actividades académicas
Este departamento busca fomentar la participación de los estudiantes en actividades académicas como presentaciones, foros, seminarios, congresos, entre otros, que les permita desarrollar sus espíritu competitivo, exponer sus ideas ante otros estudiantes y/o comunidad académica, participar activamente en encuentros de carácter académico no como espectadores sino como presentadores o ponentes.
Se crearán espacios que permitan el desarrollo de las actividades anteriormente mencionadas, cada semestre. Es de libre participación para todos los estudiantes de la Universidad.
- 3.3 Actividades sociales
Las actividades sociales son aquellas iniciativas que tienen por objetivo generar un cambio positivo en la sociedad cartagenera.
3.4 Redes interinstitucionales
En estos momentos en la Región Caribe se vive un ambiente especial, existe un deseo generalizado de unión, respaldado por diversas iniciativas que buscan garantizar mejores condiciones económicas y sociales para los habitantes de esta zona del país.
Este departamento tiene como propósito precisamente contribuir a la integración de las Universidades de la Región Caribe, mediante la generación de un ambiente propicio para la conformación de redes de investigadores y grupos de apoyo.
